L’analyse des risques dans les projets, l’apport des outils

A quelle date sort votre nouveau modèle ?

Quelle chance ai-je de tenir mon objectif délai, de respecter mon budget?

Ce type de question est posé au chef de projet de manière récurrente par son client ou sa hiérarchie dans quelque secteur d’activité où l’innovation joue un rôle majeur. En effet, qui dit « innovation » dit « risque » à tous les niveaux :

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• Risque de ne pas passer les tests d’environnement

• Risque de ne pas trouver les bonnes compétences au bon moment.(Ressources)

• Risque de ne pas choisir la bonne technologie (Performances)

Les conséquences de ces risques, encore appelés « impacts », peuvent affecter sérieusement le succès du projet :

• Faire des tests supplémentaires non prévus (Délai, coût)

• Ne pas être prêt  pour le prochain salon (Délai)

• Ne pas satisfaire le client (Performances)

La complexité et le nombre des risques ainsi que leurs impacts multiples rendent difficile les prévisions de dates de fin ou de coût à terminaison du projet par les seuls moyens humains.

Même si le management des risques est avant tout un processus de communication entre les parties prenantes du projet, des outils de management et de simulation performants sont mis aujourd’hui à la disposition des chefs de projet pour leur venir en aide.

Une première observation du marché conduit à différencier au moins deux types d’outils à usage différent mais complémentaire :

• Les outils de management des risques proprement dit.

• Les outils d’analyse quantitative des risques.

Note : Il y a une ambiguïté dans le terme « gestion quantitative des risques ». En effet, certains outils de management des risques permettent de remplacer les informations qualitatives sur l’ampleur de l’impact ou le niveau de probabilité par des chiffres (nb de jours de retard, montant monétaire). Ne pas confondre avec l’analyse quantitative des risques qui applique une simulation de Monte-Carlo pour obtenir des valeurs (dates, coûts) probabilistes.

1 Les outils de management des risques :

Ils permettent de manager les risques au niveau d’une entité de taille variable : grand projet, département, division, entreprise. Ils permettent de prendre en compte toutes sortes de risques : Coût, délais, performance, et autres.

Leur grand avantage est :

• de guider l’utilisateur dans l’application d’un processus de management des risques et donc d’avoir un effet structurant sur la population des chefs de projet.

• Donner une vue transverse sur le management des risques et permettre ainsi de mutualiser certains risques et les plans d’action associés : Ex : Risque lié à une technologie obsolescente qui impliquent une réponse globale au niveau de la société.

• Assurer une transparence (contrôlée) sur l’existence, la source et l’impact des risques identifiés.

• Permettre une gestion partagée des risques. (Et non un rapport vite fait par le chef de projet la veille de la revue d’affaire)

ARM_View
Vue du logiciel ARM montrant la répartition des risques sur les éléments du WBS du projet.
L’implémentation du management des risques est possible au travers d’outils du marché tels que:
  • Les dernières versions du logiciel de planification Primavera P6 (Oracle)
  • Le produit ARM (Active Risk Manager ) par Strategic Thought
  • Predict par la société Risk Decisions.
  • Le logiciel Acumen de Deltek dans sa version Acumen Risk

2 Les outils d’analyse quantitative des risques

Ces outils permettent d’aller plus loin dans l’analyse des risques projet, et notamment de répondre aux question suivantes:

  • Quelle est le niveau de confiance de mon objectif de date de fin?
  • Quelle est la probabilité que ma provision pour risques soit suffisante?
  • Quelle est ma date de fin, mon budget à terminaison, avec un niveau de confiance de 80%?

    Pour l’aspect risque planning, les outils les plus accessibles (notamment sur l’aspect prix) fonctionnent par import sélectif de la base de données attachée à l’outil de planification auquel ils sont couplés. (Généralement Microsoft Project mais aussi Primavera PM et P6).

    PRA_Cost_Histo
    Histogramme du cout à terminaison d’un projet. A 85% de chance, le coût sera inférieur a 271 kEuros

Ils permettent d’opérer des simulations sur un planning pour en tirer des informations probabilistes : dates de fin, duré du projet ou d’une phase. Ils fournissent des indicateurs précieux concernant la sensibilité des tâches concernant la durée  du projet. Ils fonctionnent en véritables analyseurs de plannings dans la mesure où la simulation n’est possible que si le planning est construit avec des liens logiques, c’est-à-dire à partir d’un diagramme PERT.

Un aspect particulier de la simulation est la prise en compte des incertitudes dans l’estimation des tâches. Cette possibilité permet de déterminer les tâches à surveiller dans un planning :

On applique une incertitude à tout ou partie des tâches d’un planning.(Estimation 3 points sur la durée de certaines tâches : Valeur min, standard et max par exemple : -10%, 0, +30%)

– On lance la simulation.

Tornade copie
Graphe tornade de sensibilité des tâches d’un projet.

On obtient un diagramme de sensibilité des tâches du planning comme ci-contre permettant éventuellement de concentrer les ressources disponibles  sur ces  tâches.

Des exemples d’outils d’analyse quantitative des risques se trouvent chez Deltek (Acumen Risk) Oracle (Primavera Risk Analysis) ainsi que chez Palisade avec les dernieres versions (6.2 et plus) de @Risk , ce dernier étant d’un rapport qualité prix tout à fait intéressant.

Pour l’aspect risque coût, on partira d’un budget simplifié auquel on appliquera les risques à impact coût et les incertitudes budgétaires. Comme les contrôleurs de gestion utilisent souvent le tableur Excel, des logiciels compagnons de ce produit sont recommandés: @Risk de Palisade, Crystal Ball de Oracle.

3 Conclusion

– Les outils de management des risques sont des bases de données qui permettent une gestion mutualisée et partagée des risques au sein d’une entreprise, d’une unité, d’un département ou d’un grand programme. Ils permettent de gérer les risques dès la phase de conception grâce à l’interfaçage avec des outils de gestion des exigences. Ils guident les utilisateurs dans l’application d’un processus défini par l’entreprise et sont à ce point de vue très structurants. Ils impliquent une organisation spécifique dans l’entreprise pour entretenir cette base avec notamment des managers de risques (risk managers) et des revues régulières pour valider les données saisies.

– Les analyseurs de planning sont plus adaptés à la simulation de scénarios, par exemple dans la phase d’avant-projet, quand l’incertitude est maximum, pour peser dans les décisions Bid/no Bid, les décisions d’investissement (FID: Final Investment Decision) ou pour convaincre le client de certaines impossibilités concernant le planning ou le budget, et ainsi de ménager des clauses plus favorables.

Les utilisateurs de ces outils peuvent être les membres d’un bureau programme (Project Management Office).

On peut aussi utiliser ces outils dans les phases de développement, pour traquer les chemins critiques multiples et sensibiliser les acteurs (Chef de projet, Responsable de lot) aux tâches à surveiller.


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