Piloter son projet avec des outils simples, l’Outil Macro-planning

Jean-Paul est un chef de projet trés occupé! Entre  une visite sur la plate-forme du client, une réunion de service, une réunion technique, la rédaction d’un article pour un prochain salon, où trouverait-il le temps de consulter ses indicateurs sur trois outils  sophistiqués mais disparates, faire ses simulation et remonter ses prévisions à la hiérarchie ? Aussi a t’il confié à son bureau-programme (ou PMO: Project Management Office) de concocter un tableau de bord simple où il puisse avoir sur la même vue, son planning, son plan de charge et ses couts à terminaison (EAC: Estimate at completion).

Le tableau de bord tient sur …. une feuille Excel, avec quelques formules simples.

Téléchargez l’outil macro-planning!

Il présente 3 aspects importants du projet:

  • Le macro-planning du projet:Il représente l’élongation des macro-tâches, qui peuvent être des lots affectés à une petite équipe. C’est un diagramme de Gantt très simplifié
MacroPlanning planning copie
Représentation simplifiée du macro planning du projet
  • Le plan de charge de l’équipe (particulièrement important pour les projets gourmands en ressources humaines comme les projets de développement logiciel). Il donne la répartition des ressources sur les macro-tâches, ainsi qu’une récapitulation des charges de l’équipe
  • MacroPlanning PDC copie
    Représentation du plan de charge en homme-mois
  • Le suivi des coûts du projet:

Les valeurs du plan de charge, en hommes-mois, sont valorisées en utilisant le taux horaire standard.

Les couts réels (CPR ou CR, Actual cost en anglais) sont saisis à la main chaque mois.

Le « Reste à faire » (ou ETC: »Estimate to complete » en anglais) est la résultante du plan de charge renseigné.

MacroPlanning Cost copie
Représentation du budget du projet avec les valeurs à terminaison.

Le Cout de production Prévisionnel (EAC: Estimate at Completion en anglais) est calculé automatiquement à partir des couts réels et du Reste à faire. L’écart par rapport au budget ( CV: Cost variance en anglais) est donné pour l’ensemble projet ainsi que pour chaque macro-tâche.

Ce tableau volontairement simple donne au chef de projet une vision macroscopique et récapitulative (Top-down) de la marche de ses lots (en complémentarité d’un outil de planification qui  donne une vue très détaillée)

MacroPlanning-Al-recadre Vue d’ensemble du tableau de bord montrant les aspects délais, plan de charge et budget.

– il peut  servir comme préambule et comme vérification des mise à jours dans le système de reporting de la société.

– il permet de vérifier que la charge totale  des ressources n’excède pas les disponibilités.

– il  permet de faire des simulations avant saisie dans le système de reporting société.

– il permet de faire facilement un Copier coller dans PowerPoint pour donner une vue synthétique de l’avancement du projet, notamment à l’occasion d’une revue de projet. (nettement plus « sexy » qu’un copier-coller d’une vue d’un outil de planification)

Bref beaucoup d’avantages qui font que Projiris l’utilise systématiquement pour les projets, petits ou moyens, sur lesquels elle intervient. Voir Offre Management de projet

Acronymes : 

Hm : Hommes-mois.

CPR= Coûts de production réels = CR = Coûts réels.(AC: Actual cost en anglais) C’est le montant des dépenses déjà comptabilisées.

RAF= Reste à faire( ETC: Estimate to complete, en anglais). C’est l’estimation du coût et travail restant pour finir le projet.

CPE= Coût de production prévisionnel ( EAC = Estimate at completion, en anglais) C’est le budget réestimé à l’instant de la revue d’avancement du projet.

Les indicateurs décrits ci-dessus sont liés par la relation :

EAC = AC + ETC

ou CPE= CPR + RAF

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