L’outil macro-planning

Jean-Paul est un chef de projet très occupé. Entre une visite sur la plateforme du client, une réunion de service, une réunion technique et la rédaction d’un article pour un prochain salon, où trouverait-il le temps de consulter ses indicateurs dans trois outils sophistiqués mais disparates, de faire ses simulations et de remonter ses prévisions à la hiérarchie ?

Il a donc confié à son bureau programme, ou PMO (Project Management Office), la préparation d’un tableau de bord simple : une même vue pour son planning, son plan de charge et ses coûts à terminaison, ou EAC (Estimate at Completion).

Le tableau de bord tient sur une feuille Excel, avec quelques formules simples.

Ouvrir le modèle macro-planning dans Google Sheets.

Trois aspects du projet dans une même vue

Le macro-planning

Le macro-planning représente la durée et l’enchaînement des macro-tâches, qui peuvent être des lots affectés à une petite équipe. C’est un diagramme de Gantt très simplifié.

Diagramme de Gantt simplifié montrant les études de besoin, les études système, les spécifications, le développement et l’IVQ.

Représentation simplifiée du macro-planning du projet.

Le plan de charge de l’équipe

Le plan de charge est particulièrement important pour les projets gourmands en ressources humaines, comme les projets de développement logiciel. Il répartit les ressources entre les macro-tâches et récapitule les charges de l’équipe.

Tableau de répartition des charges par activité et par membre de l’équipe, mois par mois.

Représentation du plan de charge en personnes-mois.

Le suivi des coûts

Les charges, exprimées en personnes-mois, sont valorisées à partir du taux horaire standard. Les coûts réels, notés CPR ou CR (Actual Cost, AC), sont saisis à la main chaque mois. Le reste à faire, ou RAF (Estimate to Complete, ETC), résulte du plan de charge renseigné.

Tableau budgétaire présentant les coûts réels, le reste à faire, le coût à terminaison et l’écart au budget.

Représentation du budget du projet avec les valeurs à terminaison.

Le coût de production prévisionnel (Estimate at Completion, EAC) est calculé automatiquement à partir des coûts réels et du reste à faire. L’écart par rapport au budget est donné pour l’ensemble du projet ainsi que pour chaque macro-tâche.

Une vue d’ensemble pour piloter

Ce tableau volontairement simple donne au chef de projet une vision macroscopique et récapitulative de ses lots. Il complète l’outil de planification, qui fournit une vue plus détaillée.

Tableau de bord du projet Cyclades regroupant le Gantt, le plan de charge et le budget prévisionnel.

Vue d’ensemble du tableau de bord : délais, plan de charge et budget.

Il peut servir de préparation et de vérification des mises à jour dans le système de reporting de la société.
Il permet de vérifier que la charge totale des ressources n’excède pas leur disponibilité.
Il permet de réaliser des simulations avant la saisie dans le système de reporting.
Il facilite la reprise d’une vue synthétique dans PowerPoint, notamment à l’occasion d’une revue de projet.

Ces avantages conduisent Projiris à l’utiliser systématiquement pour les projets petits ou moyens sur lesquels elle intervient. Découvrez nos services.

Acronymes et relation entre les indicateurs

Hm : hommes-mois, également appelés personnes-mois.
CPR ou CR — Coûts de production réels (Actual Cost, AC) : montant des dépenses déjà comptabilisées.
RAF — Reste à faire (Estimate to Complete, ETC) : estimation du coût et du travail restant pour finir le projet.
CPE — Coût de production prévisionnel (Estimate at Completion, EAC) : estimation du coût total à terminaison à la date de la revue d’avancement.

Les indicateurs sont liés par la relation :

EAC = AC + ETC, soit CPE = CPR + RAF.

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