A makroszintű projekttervezés eszköze
Excel-alapú projektirányítási táblázat, amely egy nézetben mutatja az ütemtervet, az erőforrás-terhelést és a várható teljes költséget.
Jean-Paul rendkívül elfoglalt projektvezető. Ügyféllátogatás, osztályértekezlet, műszaki megbeszélés és egy közelgő szakkiállításra készülő cikk megírása mellett mikor jutna ideje arra, hogy három fejlett, de egymástól független eszközben áttekintse a mutatókat, szimulációkat végezzen, és előrejelzéseit továbbítsa a vezetőségnek?
Ezért megbízta a programirodát, vagyis a PMO-t (Project Management Office), hogy készítsen egy egyszerű áttekintő táblázatot: az ütemterv, az erőforrás-terhelés és a várható teljes költség (Estimate at Completion, EAC) egyetlen nézetben jelenjen meg.
Az egész táblázat elfér egy Excel-munkalapon, néhány egyszerű képlettel.
A makrotervezési sablon megnyitása a Google Táblázatokban.
A projekt három nézőpontja egy helyen
A makroszintű ütemterv
Az ütemterv a fő feladatok időtartamát és sorrendjét mutatja. Ezek egy kisebb csapathoz rendelt munkacsomagok is lehetnek. Lényegében egy egyszerűsített Gantt-diagramról van szó.
A projekt egyszerűsített makroszintű ütemterve. Eredeti ábra francia feliratokkal.
A csapat terhelési terve
A terhelés tervezése különösen fontos a nagy munkaerőigényű projekteknél, például a szoftverfejlesztésben. A terv elosztja az erőforrásokat a fő feladatok között, és összesíti a csapat terhelését.
Terhelési terv személyhónapban. Eredeti ábra francia feliratokkal.
A költségek követése
A személyhónapban kifejezett munkaráfordítás költségét a standard óradíjból számítjuk. A tényleges költségeket (Actual Cost, AC; a francia példában CPR vagy CR) havonta kézzel rögzítjük. A befejezésig hátralévő becsült költség (Estimate to Complete, ETC; franciául RAF) a kitöltött terhelési tervből adódik.
A projekt költségvetése és a befejezésre becsült értékek. Eredeti ábra francia feliratokkal.
A várható teljes költség (Estimate at Completion, EAC) automatikusan számítható a tényleges és a még hátralévő becsült költségekből. A költségvetéstől való eltérés a teljes projektre és az egyes fő feladatokra is megjelenik.
Áttekintés a projekt irányításához
Ez a szándékosan egyszerű táblázat összefoglaló, makroszintű képet ad a projektvezetőnek a munkacsomagokról. Kiegészíti a részletesebb nézetet nyújtó ütemezési eszközt.
A teljes táblázat: ütemezés, terhelés és költségvetés. Eredeti ábra francia feliratokkal.
- Segíti a vállalati jelentési rendszer frissítéseinek előkészítését és ellenőrzését.
- Ellenőrizhető vele, hogy az összesített erőforrásigény nem haladja-e meg a rendelkezésre álló kapacitást.
- Lehetővé teszi a szimulációkat a jelentési rendszerbe történő adatbevitel előtt.
- Az összefoglaló nézet könnyen átmásolható PowerPointba, például egy projektértékelő megbeszéléshez.
Ezek az előnyök indokolják, hogy a Projiris rendszeresen használja az eszközt az általa támogatott kis és közepes projektekben. Ismerje meg szolgáltatásainkat.
Rövidítések és a mutatók kapcsolata
- Hm: a személyhónap francia rövidítése (hommes-mois).
- AC — Actual Cost (franciául CPR vagy CR): a már elszámolt tényleges költség.
- ETC — Estimate to Complete (franciául RAF): a projekt befejezéséhez még szükséges munka és költség becslése.
- EAC — Estimate at Completion (franciául CPE): a projektértékelés időpontjában becsült teljes költség a befejezéskor.
A mutatók közötti kapcsolat:
EAC = AC + ETC, a francia rövidítésekkel CPE = CPR + RAF.